Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

Projekto komandos sudėtis labai priklauso nuo projekto specifikos ir dydžio. Čia pateikiama pavyzdinė projekto komandos sudėtis.

• Projekto savininkas;
• Projekto vadovas;
• Projekto koordinatorius (rekomenduojama);
• Projekto finansininkas pagal poreikį;
• Projekto teisininkas pagal poreikį;
• Projekto pirkimų specialistas pagal poreikį;
• Projekto komandos nariai ekspertai pagal projekto veiklų turinį ir pobūdį).

Projekto savininko ir vadovo paskyrimą reglamentuoja Projektų valdymo tvarkos aprašas. Kitų komandos narių parinkimą inicijuoja projekto vadovas, o projekto savininkas įtraukimą į projekto komandą suderina su tiesioginiais komandos narių vadovais.

Projekto koordinatorius yra projekto vadovo padėjėjas projekto organizacinėms užduotims spręsti – organizuoti komandos posėdžius, protokoluoti, surinkti iš komandos narių ir suvesti į PPVIS eigos ataskaitai reikalingą informaciją. Projekto koordinatorius atlieka visas projekto vadovo funkcijas, kai projekto vadovas negali atlikti savo funkcijų, yra laikinai išvykęs (atostogų, ligos, komandiruočių atveju). Mažos apimties ir trukmės projektuose gali būti neišskiriamas komandoje, o šios funkcijos pavedamos eiti vienam iš projekto komandos narių.

Teisininkas, finansininkas, pirkimų specialistas projekto komandoje gali dirbti visą projekto įgyvendinimo laikotarpį arba būti kviečiami pagal projekto specifiką konkrečioms veikloms.

Projekto komandos nariai ekspertai – tai įvairių sričių specialistai, dalyvaujantys projekto veiklose ir / ar tiesiogiai atsakingi už jiems priskirtų užduočių įgyvendinimą pagal jų kompetencijas.

PVZ. Jei projekte viena iš gairių apima naujo įstaigos ar institucijos padalinio ar naujos įstaigos ar institucijos įkūrimą, tuomet komandoje būtinai turi būti personalo specialistas, kuris užsiimtų etatų poreikio nustatymu, specialistų atrankų organizavimu. Finansininkas padėtų sudaryti naujo padalinio ar institucijos biudžetą darbo vietoms išlaikyti, apskaičiuotų metinių lėšų poreikį. Teisininkas būtų atsakingas už teisinių dokumentų peržiūrą.

Negali.

Projekto savininkas – tai projektinio valdymo dalyvis,  atsakingas už strateginių tikslų pasiekimą bei sprendimus visuose projekto gyvavimo etapuose. Kartu su projektų priežiūros grupe, jeigu tokia patvirtinta, ir projektų priežiūros komisija savininkas dalyvauja projektų rezultatų ir eigos pažangos vertinime. Projekto savininkui pristatomi tarpiniai projekto rezultatai, iškylančios problemos, pasireiškiančios rizikos.

Projekto savininkas – tai didelę įtaką turinti suinteresuotoji projekto šalis. Projekto komandai, visų pirma  projektų vadovui, labai svarbu išlaikyti tiesioginį ir nuolatinį kontaktą su projekto savininku – nuolat informuoti apie projekto eigą, iškylančias problemas, galimų pokyčių derinimą. Viena esminių projekto savininko funkcijų – tarpininkavimas tarp aukščiausio lygio institucijos vadovų ir projekto vadovo, komandos.

Programos savininko veiklos sritis yra gerokai platesnė. Su programos savininku glaudų ryšį palaiko įtrauktų į projektų programą projektų savininkai ir programos vadovas, kuris užtikrina komunikaciją su įtrauktų į projektų programą projektų vadovais. Programos savininkas ir vadovas stebi ir užtikrina tinkamas projektų, įtrauktų į programą, sąsajas, kad būtų pasiekti projektų programos rezultatai.

Tiek projektų programos savininkas, tiek projekto savininkas, atlikdami savo funkcijas, nedubliuoja vienas kito veiklos. Jie bendradarbiauja, kad būtų siekiama bendrų projektų programos tikslų, atskirų projektų rezultatai bendrai kurtų programos naudą.

Iš esmės kalbėti apie rizikas pradedama dar tik inicijuojant projektą. Pasirengimas rizikų valdymui vyksta projekto planavimo etape.  Rizikų valdymas ir kontrolė vyksta projekto įgyvendinimo ir stebėsenos etape.

Rizikų valdymas susideda iš šių pagrindinių procesinių žingsnių: rizikų nustatymas, rizikų klasifikavimas, rizikų analizė, reagavimas į rizikas arba rizikos atsako veiksmų suplanavimas ir vykdymas, rizikų stebėsena ir kontrolė.

Rizikų nustatymas ir klasifikavimas. Proceso rezultatas – parengtas rizikų registras, kuris yra rizikų valdymo plano dalis. Į rizikų registrą įtraukiamos iš anksto numatytos visos žinomos rizikos, su kuriomis galima susidurti įgyvendinant projektą. Nustatant rizikas siūloma remtis tokia apibrėžties schema: prielaida („jei...“), įvykis („tai...“), pasekmės („todėl...“). Rizikoms nustatyti naudojami įvairūs metodai (ekspertinis vertinimas, SSGG (angl. SWOT) analizė ir kt.) Rizikos registre rizikos skirstomos į teigiamas ir neigiamas, vidines ir išorines. Taip pat gali būti apibrėžti projekto parametrai (kategorijos), kuriems nustatomos rizikos daro poveikį (pvz.: projekto rezultatai, tvarkaraštis, apimtis, biudžetas, kokybė). Parametrų (kategorijų) apibrėžties sąrašas nėra baigtinis ir priklauso nuo organizacijos ir projektų specifikos. Rizikų registras padeda dokumentaliai apibūdinti rizikas. Rizikų registras nėra baigtinis dokumentas. Jis pildomas nuolat, kai tik nustatoma rizika įgyvendinant projektą. Rekomenduojamą naudoti rizikų registro šabloną galima rasti PPVIS.

Kokybinė rizikų analizė. Tai procesas, kuris leidžia suskirstyti rizikas pagal svarbą. Analizės metu nustatoma rizikos tikimybė ir poveikis, rizikos grupuojamos; naudojant rizikų tikimybės ir poveikio matricą rizikos reitinguojamos. Rizikų matricos pavyzdys pateiktas LRV Projektų valdymo standarte. Rizikoms vertinti gali būti naudojama 3-jų arba 5-ių balų vertinimo skalė. PPVIS pateikiama 3-jų balų rizikos vertinimo skalė.

Kiekybinė rizikų analizė. Tai procesas, kuriame kiekybiškai analizuojamas rizikos poveikis projekto tikslams (įvertinamas poveikis biudžetui, tvarkaraščiui, kokybei). Kiekybinės analizės metu kiekybiškai įvertinami atskirų rizikų dydžiai ir bendras viso projekto rizikingumas. Kiekybinė analizė turi įvertinti galimą projekto nuostolį arba vėlavimą, kurių priežastis – tam tikros rizikos atsiradimas. Projektuose nustatytoms rizikoms, viršijančioms rizikos įvertinimo balą, kuris lygus 6 ir daugiau (pagal 3-jų balų įvertinimo skalę), prireikus rekomenduojama atlikti kiekybinę analizę, kuri pateikiama PPVIS.

Rizikų atsako veiksmų planas (rizikų valdymo plano dalis). Galimų veiksmų, mažinančių (neigiamos rizikos atveju) arba skatinančių (teigiamos rizikos atveju) veiksnių poveikio projektui numatymas. Taikomi šie rizikų atsako veiksmai:

Atsako į riziką veiksmų vykdytojai turi periodiškai atsiskaityti projekto vadovui apie plano veiksmingumą, pranešti apie visus rezultatus ir tarpinius patikslinančius veiksmus, kurių reikia imtis norint sumažinti riziką. Projektų vadovams rekomenduojama vykdyti periodines rizikų peržiūras, projekto rizikų aptarimą įtraukiant į komandos susirinkimų darbotvarkes. Rizikos reitingai ir suskirstymas pagal svarbą gali keistis projektą įgyvendinant. Rizikos atsako veiksmų planą rekomenduojama parengti toms rizikoms, kurios turi didžiausią poveikio ir tikimybės išraišką (nustatytoms rizikoms, viršijančioms rizikos įvertinimo balą, kuris lygus 6 ir daugiau, kai naudojama 3-jų balų įvertinimo skalė). Mažos ir vidutinės rizikos gali būti stebimos nesiimant aktyvių valdymo veiksmų.

Projekto rizikos valdymas (valdoma pagal parengtą rizikų valdymo planą). Rizikų stebėjimas ir kontrolė yra nustatytų, likusių ir naujų rizikų sekimo procesas, rizikos plano vykdymo užtikrinimas ir efektyvumo mažinant riziką vertinimų atlikimas. Rizikos kontroliuojamos per visą projekto gyvavimo ciklą. Atsakomųjų veiksmų kontrolė turi turėti atsaką į kiekvieną rizikos pasikeitimą projekto įgyvendinimo laikotarpiu.

Išsamesnės metodinės rizikų valdymo rekomendacijos pateiktos LRV Projektų valdymo standarte.

Inicijavimo etape svarbiausia susitarti dėl projekto termino, apimties (rezultatų) ir biudžeto.

Trilypio tikslo informacija rengiama vadovaujantis strateginiuose dokumentuose patvirtintais sutartais veiksmais bei terminais ir patvirtintu biudžetu.

Projektas inicijuojamas atsižvelgiant į strateginę atitiktį – Vyriausybės einamosios programos įgyvendinimo nuostatų plano (toliau – VPNĮP) veiksmus, VPNĮP veiksmus įgyvendinančią pažangos priemonę (-es) bei jos (jų) veiklą (-as) ir numatytus produkto rezultatus.

Jeigu projektą nusprendžiama valdyti projektų programoje, pirmiausia inicijuojami projektai.

Jeigu projekto trilypio tikslo informacija nėra patvirtinta strateginiuose dokumentuose, o institucija planuoja įgyvendinti naują projektą, tai atliekami visi reikalingi inicijavimo žingsniai ir susitariama dėl:

• tikslo;
• apimties (pagrindinių rezultatų);
• termino (pradžia, pabaiga);
• biudžeto (gali būti ir 0 Eur biudžetas);
• suinteresuotųjų šalių;
• rizikų;
• projekto įgyvendinimo alternatyvų, jeigu jos neaprašytos ir neapskaičiuotos kituose dokumentuose

Inicijavimo etape numatomas projekto savininkas, aptariamos projekto vadovo ir komandos narių kandidatūros.  

Inicijavimo etapas užbaigiamas patvirtinus susitarimą – projekto inicijavimo dokumentą – projektų priežiūros komisijos posėdžio protokolu.