PPVIS dažniausiai užduodami klausimai (DUK)

PPVIS Portfelio savininko / vadovo teisės:    

•    sukurti / redaguoti / ištrinti portfelį;

•    matyti portfelio duomenis;

•    sukurti / redaguoti / ištrinti pavadavimą;

•    matyti pavadavimus;

•    sukurti / ištrinti neprojektinius darbus;

•    patvirtinti etapo sprendimą;

•    patvirtinti projekto pokyčius / ataskaitas;

•    sukurti / redaguoti programą;

•    matyti programos duomenis;

•    priskirti programai projektą;

•    sukurti / redaguoti programos pokyčio prašymą;

•    inicijuoti programos etapo užbaigimą;

•    sukurti / redaguoti projektą;

•    matyti projekto duomenis;

•    kopijuoti projekto duomenis;

•    sukurti / redaguoti projekto pokyčio prašymą;

•    užšaldyti / atkurti užšaldytą projektą ar programą;

•    inicijuoti projekto etapo užbaigimą;

•    inicijuoti pokyčio / ataskaitos teikimą ir suformavimą;

•    inicijuoti duomenų importą;

•    inicijuoti PPVIS duomenų eksportą;

•    redaguoti projektų korteles;

•    peržiūrėti naudotojus;

•    atlikti vertinimą;

•    koreguoti praėjusių metų biudžeto faktines išlaidas.

PPVIS Programos savininko / vadovo teisės:

•    sukurti / redaguoti programą;

•    matyti programos duomenis;

•    priskirti programai projektą;

•    sukurti / redaguoti programos pokyčio prašymą;

•    inicijuoti programos etapo užbaigimą;

•    sukurti / redaguoti projektą;

•    matyti projekto duomenis;

•    sukurti / redaguoti projekto pokyčio prašymą;

•    inicijuoti projekto etapo užbaigimą;

•    inicijuoti pokyčio / ataskaitos teikimą ir suformavimą;

•    inicijuoti duomenų importą;

•    inicijuoti PPVIS duomenų eksportą;

•    redaguoti projektų korteles.

PPVIS Projekto savininko / vadovo teisės:    

•    sukurti / redaguoti programą;

•    matyti programos duomenis;

•    sukurti / redaguoti programos pokyčio prašymą;

•    inicijuoti programos etapo užbaigimą;

•    sukurti / redaguoti projektą;

•    matyti projekto duomenis;

•    sukurti / redaguoti projekto pokyčio prašymą;

•    inicijuoti projekto etapo užbaigimą;

•    inicijuoti pokyčio / ataskaitos teikimą ir suformavimą;

•    inicijuoti duomenų importą;

•    inicijuoti PPVIS duomenų eksportą;

•    redaguoti projektų korteles;

•    koreguoti praėjusių metų biudžeto faktines išlaidas.

PPVIS centralizuotai kaupiami ir tvarkomi duomenys, skirti projektų, projektų programų ir projektų portfelių valdymui, stebėsenai ir kontrolei. PPVIS naudojasi visos ministerijos ir pavaldžios įstaigos.

PPVIS naudotojai gali rasti naudotojo vadovą, prisijungę prie PPVIS ir dešinėje pusėje paspaudę mygtuką su "?".

PPVIS naudotojo vadovas yra LRVK interneto svetainėje. Navigacija > Apie Vyriausybės kanceliariją > Projektų valdymas > Portfelių ir projektų valdymo informacinė sistema (PPVIS) > PPVIS naudotojo vadovas. Interneto prieiga: https://lrvk.lrv.lt/lt/apie-vyriausybes-kanceliarija/projektu-valdymas-1/portfeliu-ir-projektu-valdymo-informacine-sistema-ppvis/ppvis-naudotojo-vadovas

Projekto vadovas gali tvarkyti ir valdyti projekto duomenis nuo projekto inicijavimo etapo iki projekto užbaigimo, užtikrinti tinkamą projektų, programų ir portfelių valdymą, stebėseną ir kontrolę.

Projekto įgyvendinimo rizikas galima suvesti ir redaguoti prisijungus prie PPVIS šoniniame meniu: „Projektai“/ prie pasirinkto projekto spaudžiamas mygtukas [Redaguoti] / šoninis meniu: „Rizikos“ / spaudžiamas mygtukas „+Pridėti“. 

PPVIS sukurtas projekto biudžeto planavimo ir valdymo funkcionalumas, skirtas projekto biudžeto planui ir faktui suvesti pagal projekto darbus ir darbų grupes. Patvirtinus projekto inicijavimo etapą ir pradėjus projekto darbų planavimą, projekto plane atsiranda sritis „Biudžetas“. PPVIS šoniniame meniu: „Projektai“/ prie pasirinkto projekto spaudžiamas mygtukas [Redaguoti] arba projekto pavadinimas / šoninis meniu: „Biudžetas“ / spaudžiamas mygtukas „Biudžetas“. Planavimo etape suvedami duomenys apie planuojamą biudžetą. Patvirtinus projekto planą, pradedami vesti duomenys apie faktinį biudžeto vykdymą projekto vykdymo ir stebėsenos etape (įrašyti faktines reikšmes, prireikus keisti planą). Projekto biudžeto planas keičiamas patvirtinus projekto pokyčio prašymus.

Projekto rodikliai PPVIS skaičiuojami projektų vykdymo ir stebėsenos etape. Rodiklius galima rasti prisijungus prie PPVIS šoniniame meniu: „Projektai“/ prie pasirinkto projekto spaudžiamas mygtukas [Redaguoti] / šoninis meniu: „Rodikliai“ / spaudžiamas mygtukas „Atnaujinti rodiklius“.

Taip, reikia. Rekomenduojame iš anksto surinkti ir suderinti  su projekto komandos nariais ir kitomis suinteresuotomis grupėmis reikiamą informaciją. Kai suvedamas projekto pasiūlymas, planas, pokytis, vadovaujamasi institucijos projektų priežiūros komisijos patvirtintais dokumentais – projekto pasiūlymu, planu, pokyčio prašymu.  Prieš suvesdamas informaciją, reikalingą eigos ataskaitai pateikti, projekto vadovas ar jo įgaliotas komandos narys surenka iš komandos narių informaciją apie projekto eigą, tarpinius rezultatus, rizikas ir jų valdymo būdus, apskaičiuoja procentinę darbų eigos progreso išraišką. Prieš pateikdamas eigos ataskaitą, projekto vadovas aptaria/ suderina joje esančią informaciją su projekto savininku.

Ar suvedama informacija skiriasi pagal projekto etapus?

Taip, skiriasi. Pildomų duomenų struktūra pateikta PPVIS su konkrečiam projekto etapui prašomais užpildyti laukais. Duomenų pildymas konkrečiame projekto etape nėra apribotas laiko, duomenys gali būti tikslinami iki etapo patvirtinimo, tačiau ne ilgiau, nei sutarta ar patvirtinta teisės aktu. Pavyzdžiui, patvirtinus projekto planą, informacija turi būti atnaujinta nedelsiant, siekiant laiku pateikti eigos ataskaitas. Po etapo patvirtinimo inicijavimo ir planavimo etapuose įvesti duomenys gali būti tikslinami vykdymo ir stebėsenos etape per pokyčių prašymus.

Inicijavimo etape į sistemą įvedama tokia informacija:

• projekto pavadinimas, trumpas aprašymas, tikslas, numatyta projekto vertė (biudžetas), projekto pradžios ir pabaigos datos;
• projekto savininkas ir vadovas;
• planuojami finansavimo šaltiniai;
• projekto tarpiniai rezultatai/gairės;
• projekto rizikos;
• suinteresuotosios šalys.

Planavimo etape išlieka visa Inicijavimo etape įvesta informacija, tik būtinai detalizuojamas tvarkaraštis ir biudžetas pagal tvarkaraštyje numatytas projekto gaires, darbų grupes ir darbus. Prireikus gali būti tikslinama inicijavimo etape įvesta ir kita projekto plano informacija.

DĖMESIO. Bet koks projekto informacijos ir/ar plano dalių tikslinimas  leistinas tiek, kiek jis nepakeičia projekto esmės – siektino tikslo, rezultatų ir naudos. O jeigu suplanuotas projektas tampa neaktualus (keičiami pavadinimas, tikslas ir nauda), reikia formuoti naują, aktualų projektą, o suplanuotąjį ištrinti.

Perkėlus projektą į vykdymo ir stebėsenos etapą, tvarkaraštis, biudžetas ir kitos plano dalys „užrakinamos” ir tampa stebėsenos dalimi.

Vykdymo ir stebėsenos etape  atliekami projekto eigos stebėsena per rengiamas projekto eigos mėnesio ataskaitas ir projekto pokyčių valdymas per pokyčio prašymus.

Pokyčio prašymu galima keisti visas projekto plano dalis - tvarkaraštį, biudžetą, rizikas, suinteresuotąsias šalis, rezultatus ir naudą. Projekto komandos pakeitimus galima atlikti nuolat, tačiau kai keičiamas projekto savininkas ir/ar projekto vadovas,  pokyčio prašymas būtinas.

Projektas – laikina veikla. Jo laiko ribas apibrėžia pradžios ir pabaigos datos.

Pradžios data – anksčiausia ir visų projekto veiklų pradžios datų.

Pabaigos data – vėliausia iš projekto veiklų pabaigos datų.

Projekto pradžios ir pabaigos datas siūlytina nusistatyti jau tada, kai  sudaryta projekto darbų padalijimo struktūra (angl. WBS , Work Breakdown Structure). Tada iš viso darbų sąrašo pasirenkamas anksčiausiai pradedamas darbas – projekto pradžia ir vėliausiai pabaigiamas darbas – projekto pabaiga.

Kiti projekto darbai turi „tilpti“ į šiuos laiko rėmus:

Rekomenduotina ir kitus darbus išsidėstyti  pagal pradžios datas,  nuo anksčiausios iki vėliausios (neatsižvelgiant į darbų pabaigą). Taip suformuojama PMBOK krioklio (angl. Waterfall) arba Gannt‘o diagrama.

Su projektu susiję darbai, kuriuos būtina atlikti iki projekto pradžios, bet kurie neįtraukti į projekto veiklas,  vadinami priešprojektiniais darbais.

Projekto pabaigos data yra paskutinė visų projekto veiklų data. Iki šios datos turi būti baigtos visos projekto veiklos, turi būti atlikti visi mokėjimai, atsiskaitymai už patirtas išlaidas. Baigiamoji projekto ataskaita rengiama užbaigus visas projekto veiklas ir mokėjimus. Baigiamosios ataskaitos parengimo veikla gali būti įtraukta į projekto veiklas. Tokiu atveju tai – paskutinis, vėliausias, projekto darbas.