PPVIS naujienos

PROJEKTO EIGOS ATASKAITOS FORMOS NAUJINIMAS

Nuo 2024-01-29 atnaujinama projekto mėnesio eigos ataskaitos forma (toliau – vienlapis), tiek sistemoje, tiek spausdinamame formate (PDF). Taip pat atsiranda galimybė ataskaitą atsisiųsti ir MS Excel formatu.

Ataskaitos formos pakeitimai įsigalioja tik vykdomiems projektams ir tik nuo numatytos datos (2024-01-29). T.y. buvusios ir iki atnaujinimo įdiegimo datos pagamintinos ataskaitos išlieka su SAVO tuometiniais duomenimis bei tokios formos, kokios buvo sugeneruotos.

Ataskaitos forma

Naujos formos vienlapis formuojamas iš sistemoje tuo metu esančių duomenų. Kaip ir iki šiol, prieš formuojant ataskaitą turi būti aktualizuoti įrašai projekto ganto diagramoje bei biudžeto lentelėse. Iš jų duomenys persikels į vienlapį.

Naujiena. Prieš formuojant ataskaitą jūsų dėmesio reikės ir projekto rizikų bei problemų dalims.

• Nuo šiol rizikos ir problemos galės būti siejamos, t.y. įvardinant problemą bus galima nurodyti susijusią riziką, arba pasirinkti, jog problema nauja;
• Rizikos ir problemos sąrašuose jos bus numeruojamos atitinkamai R1, R2 ...R5 ir P1, P2 ir t.t.
• Ties kiekviena rizika suprogramuotas laukelis žymekliui (varnelei). Jei naudotojas pažymi varnele tam tikrą riziką, reiškia ji įsikelia į ataskaitą, t.y. įsikelia jos numeris ir pavadinimas. Rizikos komentarą ataskaitos sudarytojas įrašo ranka jau pačioje ataskaitoje. Komentare prašome įrašyti rizikos pasireiškimo aprašymą, nurodyti priemones, kurių imamasi jai suvaldyti, kokias pasekmes ji gali turėti projektui, jei paaštrės ir pan.
• Aprašant problemą reikės atverti dialogo langą, kuriame atnaujinta prašoma įvesti informacija: įdėtas laukas problemos sąsajai su rizika (jei problema kyla iš neįvertintos rizikos, t.y. dėl rizikos, kurios nėra rizikų sąraše, iškrentančiame rizikų sąraše įrašyti pasirinkimui opciją „Nauja“), iš problemų dialogo lango pašalinta Poveikio dalis, problemos registracijos data automatiškai įrašoma pagal įrašo išsaugojimo dieną, atsiranda laukelis „Būklė“, o iškrentančiame sąraše pateikiami du pasirinkimai: Aktuali – kai problema reiškiasi, daro įtaką projekto veikloms, bei Išspręsta – kai problema išspręsta, nebedaro įtakos projekto veikloms.
• Į ataskaitą bus įkeliamos tik tos problemos, kurios turi būklę „Aktuali“. Problemos komentarą ataskaitos sudarytojas įrašo ranka. Jame prašome aprašyti problemos esmę, kas ją įtakojo, kaip ji įtakoja projekto veiklas, kas numatoma daryti jai suvaldyti.

Projekto vienlapio formavimas

• Atsidarius projekto eigos ataskaitą sistemoje, yra galimybė pasirinkti gairių įgyvendinimo dalies stulpelius, kuriuos bus norima matyti PDF formoje. Eksportuojant į MS Excel, eksportuojami visi stulpeliai.
• Vienlapyje nuo šiol bus matomas projekto progresas, lyginant su praėjusia ataskaita, t.y. bus automatiškai skaičiuojamas projekto užbaigtumo pokytis. Projekto užbaigtumo pokyčio laukelis bus automatiškai spalvojamas: žaliai, jei pokytis teigiamas (pvz. + 2%), raudonai, jei neigiamas(pvz. -3%).
• Atsidarius ataskaitą sistemoje, bus matomas pilnai išskleista ganto diagrama. Tačiau yra galimybė diagramą sutraukti, t.y. matyti tik gaires, ar gaires su darbų grupėmis ar viską. Pasirinkimas išlieka formuojant PDF ataskaitą, t.y., jei sistemoje užslėpėte tarkim baigtas gaires, į PDF ataskaitą jos nepersikels taip pat. Eksportuojant vienlapį į MS Excel, persikelia pina ganto diagrama su pilna struktūra.

PORTFELIŲ IR PROJEKTŲ VALDYMO INFORMACINĖ SISTEMA. Naudotojo instrukcija.

Komentarai tvarkaraštyje/ganto diagramoje

• atsiranda galimybė rašyti komentarus ganto diagramoje bet kuriame darbų lygyje;
• darbų grupės ar darbo komentarų dialogo lange komentarai nuo šiol grupuojami nuo naujausių viršuje, iki vėliausių apačioje;
• ganto diagramoje komentaras matosi visuomet tik paskutinis (vėliausias) neatsižvelgiant į jo datą;
• ganto diagramose gairių (darbų grupių, kurios turi žaibo ženklą ) komentarų įrašymas nuo šiol yra privalomas. Atkreipkite dėmesį į raudonus pranešimus virš ganto diagramos;
• atliktų darbų komentaras irgi yra privalomas, tačiau jis turi būti įrašytas tik vieną kartą, vėliau jo naujinti jau nebus prašoma, tačiau prireikus jį bet kada galima bus koreguoti;
• Baigiamosiose projektų ataskaitose įsikels visi gairių, darbų grupių ir darbų komentarai, kurie buvo įrašyti ganto diagramoje, nepriklausomai nuo to, buvo visi darbai atlikti ar ne;
• Baigiamojoje projekto ataskaitoje automatiškai įkelti ganto diagramos paskutiniuosius komentarus apie visas gaires ir darbus. Turi įsikelti visi paskutinieji komentarai. Net jei darbai nebuvo atlikti ar iki galo atlikti (t.y. darbų grupės ar darbo būklė „Vykdomas“ arba „Neatliktas“), komentaras reikalingas.

Trilypis tikslas

Pakeistas projekto informacijos dalyje laukelio „trilypis tikslas“ pavadinimas į „Projekto tikslas“.

Finansavimo šaltinių sąrašo korekcija

• Finansavimo šaltinių (toliau – FŠ) sąrašas atnaujintas pagal Finansų ministro naujausią įsakymo dėl finansavimo šaltinių klasifikatoriaus patvirtinimo (2011 m. rugpjūčio 8 d. Nr. 1K-265, paskutinis aktualizavimas 2023 m. liepos 7 d. Nr. 1K-262). PPVIS sąrašas taip pat aktualizuotas pagal tai, kokie FŠ šiame kontekste aktualūs. Tuo siekiama palengvinti projektų komandoms FŠ pasirinkimą.
• Finansavimo šaltinių sąraše, finansavimo šaltinis „Nuosavos lėšos“ pakeistas į „Privačios lėšos“ ir kartu su finansavimo šaltiniu „PSDF lėšos“ visada teikiamas sąrašo gale.
• Naujai įkeltame FŠ sąraše nebėra stambių FŠ (1.2, 1.3, 1.3.1 ir pan.) nes jie yra smulkinami į kitus FŠ, todėl tikslinga iškart rinktis smulkiausią FŠ. Naudotojai, kurie jau buvo parinkę stambesnį FŠ savo projektui, pvz. “1.1 Valstybės biudžeto lėšos”, sistemoje matys prašymą jį pakeisti (rausvas pranešimas „Finansavimo šaltinių“ bei „Biudžeto“ dalyse). Finansavimo šaltinių dalyje keistini finansavimo šaltiniai bus parausvinti.

Dėmesio! Jei savo projekto finansavimo šaltinių dalyje matote rausvai pažymėtą šaltinį, reiškia jį reikės keisti. Netrinkite jo iškart!

Detali keitimo instrukcija.

Automatiniai PPVIS pranešimai

• Nuo šiandien jungiantis prie PPVIS bus rašoma patvirtinti, ar esate susipažinę su nuostatais. Jei paspausite „Ne“, nebūsite prijungti prie PPVIS. Paspausti „Taip“ reikės tik vieną kartą. Vėliau jungiantis to jau nebus prašoma.
• Papildytas (informacija apie VPN ir rekomenduojamas naršykles) automatinis pranešimas su prisijungimo duomenimis.
• Nuo šiol bus automatiniai pranešimai/priminimai apie artėjančius ataskaitų pateikimo terminus. Kiekvieną mėnesį, pirmą mėnesio darbo dieną PPVIS turėtų siųsti el. paštu projekto vadovui priminimą parengti ir pateikti ataskaitą.
• Nuo šiol bus automatiniai priminimai apie artėjančią naudos pasiekimo datą. Pagal PPVIS projekto naudų skiltyje esančią informaciją likus 1 kalendoriniam mėnesiui iki Atsiskaitymo už naudą datos, PPVIS administratorius el. paštu gaus pranešimą apie artėjantį atsiskaitymo terminą. Gavęs pranešimą administratorius susisiekia su atsakingo už naudą padalinio vadovu ir sutaria, kas teiks informaciją apie naudos pasiekimą ir užpildys informaciją PPVIS.
• Nuo šiol bus automatiniai priminimai apie nepatvirtintą etapo pokytį, ataskaitą ar PPP. Jei projekto perkėlimas į kitą etapą, mėnesio eigos ataskaita ar projekto pokyčio prašymas nepatvirtinami per 3 darbo dienas po gavimo, tvirtinantysis asmuo el. paštu gaus automatinį priminimą, kad reikia patvirtinti ataskaitą, perkėlimą į kitą etapą ar projekto pokyčio prašymą. Jei ir toliau nepatvirtinama, automatinis pranešimas bus pakartotas dar vieną kartą po 1 darbo dienos.

Atnaujinta Ganto diagramos eksporto į MS Excel forma. Ji papildyta RRF, VPNĮP rodikliais bei komentarų lauku.

Atsiranda galimybė PPVIS įvesti programas ir/ar projektus, kurių vertė (biudžetas) yra lygūs 0 Eur. Taip pat atsiranda galimybė esamą projekto biudžetą per pokyčio prašymą pakeisti į 0 Eur. Sistema neprašys pridėti finansavimo šaltinių projektui, kurio vertė 0 Eur.

Sudaroma galimybė eksportuoti Biudžeto lentelių duomenis į MS Excel formatą. Tą galima atlikti paspaudus mygtuką „Eksportuoti“ virš biudžeto.