Skip to main content

PPVIS naujienos

2024-12-20 PPVIS įdiegti portfelių skydelių ir ataskaitų naujinimai

PORTFELIO SKYDELIO IR ATASKAITOS FUNKCIONALUMŲ NAUJINIMAS IR IŠPLĖTIMAS

  1. Atsiranda galimybė įrašyti ir strateginio bei institucinio strateginio portfelio strateginius tikslus. Tai gali atlikti portfelio vadovas. Jei strateginiai tikslai portfeliui nesuformuoti, portfelio skydelyje ši dalis nerodoma.
  2. Atnaujinta Portfelio etapų dalis: joje dabar išdėstomi etapai ir projektų kiekis etape einamuoju momentu. Paspaudus ant etapo pavadinimo išskleidžiamas jame esančių projektų sąrašas bei nurodoma buvimo etape trukmė dienomis. Buvimo etape trukmė dienomis sumuojama ir visų tame etape kažkada buvusių projektų trukmių.
  3. Į portfelio skydelį įkelta nauja dalis „Portfelio projektų statuso parametrų vertinimas“. Joje vizualiai pateikiama informacija apie projektų, esančių portfelyje tvarkaraščio, apimties, biudžeto, rizikų ir bendrą „šviesoforo“ įvertinimą.

Pirma.jpg

Parametrų vertinimas pateikiamas pagal projektų įvertinimą jo ataskaitose. Užvedus pelę ant diagramos yra matoma legenda. Po diagrama pateikiami projektų pavadinimai pagal jų ataskaitose įvertintus parametrus ir spalvas.

  1. Atnaujintas portfelio skydelio projektų ir programų tvarkaraštis (gantas):
  • Pakeista vizualizacija (atnaujintos projektų linijų spalvos, projektų pavadinimai ir institucijos nurodomi virš linijų.
  • Skydelio tvarkaraštį galima atsisiųsti paveiksliuko (PNG) formatu.
  • Galima pasirinkti, kokių metų pjūvį aktualu matyti, pasirinkimą išsaugoti arba jį atšaukti. Galimas šio pasirinkimo eksportas į PNG.
  • Projektų duomenys į portfelio skydelį įkeliami iš projektų ataskaitų. Projektų, kurie yra iniciavimo ir planavimo etapuose informacija įkeliama iš jų skydelių, jiems rodiklių rodymai išjungiami.
  • Po diagrama pateikiama spalvų legenda.
  • Projektų linijų spalvų intensyvumo skirtumai rodo projekto užbaigtumo procentus (ryškesnė spalva, kiek jau įgyvendinta, blyškesnė – kiek dar liko įgyvendinti).

antra.jpg

  • Projektų ganto juostų spalvos susietos su projekto šviesoforo bendruoju vertinimu iš projekto ataskaitos. T.y. jei bendras „šviesoforo“ projekto vertinimas yra „raudonas“, skydelyje esančioje Ganto diagramoje projekto juosta bus raudona, jei „žalias“ – žalia, jei „geltonas“ – geltona. Jei projektai dar nepradėti įgyvendinti (yra iniciavimo ar planavimo etapuose) jų juostos bus žymimos pilkai, baigti įgyvendinti projektai (yra užbaigimo, naudų vertinimo ar Archyvo etapuose) bus žymimi tamsiai mėlynai.
  • Projektų informacijos dalyje įvestas naujas langelis trumpajam projekto pavadinimui įvesti. Šis trumpasis projekto pavadinimas bus naudojamas PPVIS projektų sąrašuose, diagramose, kur originalus pavadinimas užimtų daug vietos. Įdiegus naujinimą, visų įgyvendinamų projektų trumpųjų pavadinimų grafos bus užpildytos automatiškai iš jų originalių pavadinimų paimant pirmus 50 simbolių. Po naujinimų prašytume prisijungti ir sukurti jums tinkamą trumpąjį projekto pavadinimą. Trumpasis pavadinimas yra būtina įvesti informacija, ši grafa negali būti tuščia. Trumpąjį projekto pavadinimą galima bus keisti visą projekto įgyvendinimo laikotarpį be pokyčių prašymų. Prašytume sukurti tekstinį lauką projekto informacijos dalyje, šalia projekto pavadinimo. Projektų iniciavimo pasiūlyme, ataskaitose, pokyčių prašymuose, planų formose bus įkeliamas pilnas projekto pavadinimas.
  • Kairėje Ganto diagramos pusėje įrašomas faktinis projekto užbaigimas procentais (duomuo iš projekto rodiklių ataskaitose).
  • Yra sudaryta galimybė pasirinkti laiko atvaizdavimo formatą (dienos, mėnesiai, metai).
  1. Atnaujintas portfelio skydelio projektų sąrašas:
  • Koreguotas pasirenkamų projektų sąrašo stulpelių sąrašas.
  • Daugiau galimybių pasirinkti aktualius stulpelius. Pasirinkimas išsaugomas kiekvienam naudotojui asmeniškai.
  • Projektų sąrašą galima grupuoti pagal instituciją ir/ar projekto pavadinimą.
  1. Atnaujinta portfelio skydelio dalis „Vėluojančios darbų grupės“:
  • Nuo dabar į vėluojančių darbų grupių sąrašą įtraukiami tik šiuo metu vėluojančios darbų grupės, t.y. darbų grupės, kurių planuojama pabaigos data yra praėjusi, o statusas „Vykdoma“ arba „Neatlikta“.
  • Taip į sąrašą įtraukiamos ir vėluojančios prasidėti darbų grupės, kurių veiklos pradžios data yra praėjusi, o statusas „Neatlikta“.
  • Abu sąrašai pildomi pagal patvirtinto plano pradžios ir pabaigos datas (ne prognozuojamas).
  • Vėluojančių darbų grupių sąraše įterpiami papildomi stulpeliai „prognozuojama pradžios data“ ir „prognozuojama pabaigos data“, bei darbų grupės numeriai iš projektų ganto diagramų. Darbų grupės numeris yra aktyvus, veikiantis kaip nuoroda, kurią paspaudus naudotoją nukelia į to projekto ganto diagramą.
  • Projektų darbų grupių sąrašas gali būti rūšiuojamas tiesiog portfelio skydelyje pagal visus sąrašo stulpelių pavadinimus.
  1. Atnaujinta portfelio skydelio dalis „Artėjančios darbų grupės“.
  • Nuo šiol šioje dalyje bus pateikiamos einamąjį ir ateinantį mėnesį prasidėsiančios darbų grupės, t.y. darbų grupės, kurios turi statusą „Neatlikta“ ir jų planuojama pradžios data yra einamasis ar kitas artimiausias mėnuo.
  • Projektų darbų grupių sąrašas gali būti rūšiuojamas tiesiog portfelio skydelyje pagal visus sąrašo stulpelių pavadinimus.
  1. Portfelio skydelio problemų sąrašas nukeliamas į lango pabaigą. Problemų darbų grupių sąrašas gali būti rūšiuojamas tiesiog portfelio skydelyje pagal visus sąrašo stulpelių pavadinimus.
  2. Atnaujintas portfelio ataskaitos formavimas PPVIS‘e:
  • Formuojant portfelio ataskaitą leidžiamas toks pats rodomų stulpelių pasirinkimas, kaip ir portfelio skydelyje projektų ir rodiklių sąraše.
  • Panaikinta portfelio ataskaitos skydelio dalis „Puslapio formatas“ ir bendrasis portfelio komentaras.
  • Portfelio ataskaitos skydelyje projektų duomenys į ataskaitą įkeliami iš projektų mėnesio ataskaitų (paskutinių patvirtintų). Iniciavimo ir planavimo etapuose esantys projektai į portfelio ataskaitą nėra įtraukiami.
  • Portfelio vadovas, rengdamas portfelio ataskaitą, gali keisti projekto šviesoforo įverčius.
  • Portfelio eigos ataskaitą galima išsaugoti arba skelbti. Išsaugojus ataskaitą ją koreguoti bus galima iki jos paskelbimo. Paskelbta ataskaita užrakinama ir vėliau nekinta. Visos iki šiol parengtos portfelių ataskaitos nustatytos kaip paskelbtos, naujas funkcionalumas bus pritaikytas jau naujai formuojamoms ataskaitoms.
  • Portfelio eigos ataskaitos skydelyje įdedama nauja dalis, kurioje galima pasirinkti, kokias vizualizacijas norite įkelti į portfelio ataskaitą: projektų etapų suvestinė; projektų statuso parametrų vertinimas; projektų ganto diagrama. Šias dalis galima pasirinkti, įtraukti į ataskaitą, ar ne. Galima rinktis ir ne visas.
  1. Atnaujinta portfelio ataskaitos atsisiunčiama forma. Portfelio mėnesio eigos ataskaita nuo šiol atsisiunčiama MS Excel formatu, PDF nebegeneruojama (nes PDF visuomet galima parengti iš pateikiamo formato).
  2. Atnaujintas projektų rodiklių „šviesoforas“:
  • Visose PPVIS vietose, kur pateikiamas bendrasis projektų rodiklių įvertinimas, jis bus skaičiuojamas automatiškai pagal sistemoje įvestą formulę.
  • Visame PPVIS (ataskaitose, skydeliuose, projektų ir programų sąrašuose) projektų vertinimo rodiklių sąrašas visuomet bus pateikiamas fiksuoto eiliškumo: bendrasis vertinimas, terminų vertinimas, biudžeto vertinimas, apimties vertinimas. Rizikų vertinimas neįeina į bendrojo vertinimo skaičiavimą ir bus pateikiamas atskirai, po vertinamų rodiklių.
  1. Sukurtas naujas funkcionalumas strateginiams portfeliams (Vyriausybės ir instituciniame), kuomet juose sudaroma portfelio dokumentų pridėjimo ir saugojimo galimybė rubrikoje „Portfelio dokumentai“. Jos funkcionalumas tapatus institucijų portfelių funkcionalumui.

PROJEKTO PLANO FORMA

Nuo 2024-06-14 PPVIS įdiegtas naujas funkcionalumas – sistema iš projekto plano duomenų generuoja projekto plano formą.

Funkcionalumo įdiegimo momentui visuose projektuose, esančiuose planavimo, vykdymo ir stebėsenos bei užbaigimo etapuose sugeneruotos plano formos pagal plane esančius duomenis planavimo etape ir pagal patvirtintus projektų pokyčių prašymus vykdymo ir stebėsenos etape.

Plano formos funkcionalumo veikimas:

  • Pirmą kartą plano forma susiformuoja projektą iš iniciavimo etapo perkėlus į planavimo etapą;
  • Plano formų sąrašas pateikiamas Ganto diagramos plano dalyje, šalia pokyčių prašymų:

Paveikslėlis2.png

  • Plano formos peržiūrėti sistemoje negalima, ją galima tik atsisiųsti MS Word formatu:

Paveikslėlis3.png

  • Planavimo etape plano forma kinta visada, kai kinta plano informacija. Šiame etape ji lieka visuomet vienintele, be versijų;
  • Perkėlus projektą į vykdymo ir stebėsenos etapą, plano forma suformuojama kartu su pirminiu planu. Abi šios formos gauna eilės Nr.1.;
  • Vėliau vykdymo ir stebėsenos etape nauja plano forma susikuria tuomet, kai sugeneruojamas pokyčio prašymas. Ji ir kinta pagal tai, kaip keičiama informacija pokyčio prašyme.
  • Visos plano formos turi tokius pačius eilės numerius ir statusus, kaip ir pokyčių prašymai;
  • Patvirtinus pokyčių prašymus, plano forma taip pat fiksuojama ir toliau nebekinta.
  • Į plano formą įsikelia ir duomenys, esantys ne tik pokyčio prašyme (komandos nariai, rizikos). Todėl labai svarbu, jog reikalingi (jei reikia) pokyčiai šiose dalyse būtų atlikti iki pokyčio prašymo patvirtinimo.

PROJEKTO EIGOS ATASKAITOS FORMOS NAUJINIMAS

Nuo 2024-01-29 atnaujinama projekto mėnesio eigos ataskaitos forma (toliau – vienlapis), tiek sistemoje, tiek spausdinamame formate (PDF). Taip pat atsiranda galimybė ataskaitą atsisiųsti ir MS Excel formatu.

Ataskaitos formos pakeitimai įsigalioja tik vykdomiems projektams ir tik nuo numatytos datos (2024-01-29). T.y. buvusios ir iki atnaujinimo įdiegimo datos pagamintinos ataskaitos išlieka su SAVO tuometiniais duomenimis bei tokios formos, kokios buvo sugeneruotos.

Ataskaitos forma

Naujos formos vienlapis formuojamas iš sistemoje tuo metu esančių duomenų. Kaip ir iki šiol, prieš formuojant ataskaitą turi būti aktualizuoti įrašai projekto ganto diagramoje bei biudžeto lentelėse. Iš jų duomenys persikels į vienlapį.

Naujiena. Prieš formuojant ataskaitą jūsų dėmesio reikės ir projekto rizikų bei problemų dalims.

  • Nuo šiol rizikos ir problemos galės būti siejamos, t.y. įvardinant problemą bus galima nurodyti susijusią riziką, arba pasirinkti, jog problema nauja;
  • Rizikos ir problemos sąrašuose jos bus numeruojamos atitinkamai R1, R2 ...R5 ir P1, P2 ir t.t.
  • Ties kiekviena rizika suprogramuotas laukelis žymekliui (varnelei). Jei naudotojas pažymi varnele tam tikrą riziką, reiškia ji įsikelia į ataskaitą, t.y. įsikelia jos numeris ir pavadinimas. Rizikos komentarą ataskaitos sudarytojas įrašo ranka jau pačioje ataskaitoje. Komentare prašome įrašyti rizikos pasireiškimo aprašymą, nurodyti priemones, kurių imamasi jai suvaldyti, kokias pasekmes ji gali turėti projektui, jei paaštrės ir pan.
  • Aprašant problemą reikės atverti dialogo langą, kuriame atnaujinta prašoma įvesti informacija: įdėtas laukas problemos sąsajai su rizika (jei problema kyla iš neįvertintos rizikos, t.y. dėl rizikos, kurios nėra rizikų sąraše, iškrentančiame rizikų sąraše įrašyti pasirinkimui opciją „Nauja“), iš problemų dialogo lango pašalinta Poveikio dalis, problemos registracijos data automatiškai įrašoma pagal įrašo išsaugojimo dieną, atsiranda laukelis „Būklė“, o iškrentančiame sąraše pateikiami du pasirinkimai: Aktuali – kai problema reiškiasi, daro įtaką projekto veikloms, bei Išspręsta – kai problema išspręsta, nebedaro įtakos projekto veikloms.
  • Į ataskaitą bus įkeliamos tik tos problemos, kurios turi būklę „Aktuali“. Problemos komentarą ataskaitos sudarytojas įrašo ranka. Jame prašome aprašyti problemos esmę, kas ją įtakojo, kaip ji įtakoja projekto veiklas, kas numatoma daryti jai suvaldyti.

Projekto vienlapio formavimas

  • Atsidarius projekto eigos ataskaitą sistemoje, yra galimybė pasirinkti gairių įgyvendinimo dalies stulpelius, kuriuos bus norima matyti PDF formoje. Eksportuojant į MS Excel, eksportuojami visi stulpeliai.
  • Vienlapyje nuo šiol bus matomas projekto progresas, lyginant su praėjusia ataskaita, t.y. bus automatiškai skaičiuojamas projekto užbaigtumo pokytis. Projekto užbaigtumo pokyčio laukelis bus automatiškai spalvojamas: žaliai, jei pokytis teigiamas (pvz. + 2%), raudonai, jei neigiamas(pvz. -3%).
  • Atsidarius ataskaitą sistemoje, bus matomas pilnai išskleista ganto diagrama. Tačiau yra galimybė diagramą sutraukti, t.y. matyti tik gaires, ar gaires su darbų grupėmis ar viską. Pasirinkimas išlieka formuojant PDF ataskaitą, t.y., jei sistemoje užslėpėte tarkim baigtas gaires, į PDF ataskaitą jos nepersikels taip pat. Eksportuojant vienlapį į MS Excel, persikelia pina ganto diagrama su pilna struktūra.

PORTFELIŲ IR PROJEKTŲ VALDYMO INFORMACINĖ SISTEMA. Naudotojo instrukcija.

Komentarai tvarkaraštyje/ganto diagramoje

  • atsiranda galimybė rašyti komentarus ganto diagramoje bet kuriame darbų lygyje;
  • darbų grupės ar darbo komentarų dialogo lange komentarai nuo šiol grupuojami nuo naujausių viršuje, iki vėliausių apačioje;
  • ganto diagramoje komentaras matosi visuomet tik paskutinis (vėliausias) neatsižvelgiant į jo datą;
  • ganto diagramose gairių (darbų grupių, kurios turi žaibo ženklą Paveikslėlis1(2).jpg) komentarų įrašymas nuo šiol yra privalomas. Atkreipkite dėmesį į raudonus pranešimus virš ganto diagramos;
  • atliktų darbų komentaras irgi yra privalomas, tačiau jis turi būti įrašytas tik vieną kartą, vėliau jo naujinti jau nebus prašoma, tačiau prireikus jį bet kada galima bus koreguoti;
  • Baigiamosiose projektų ataskaitose įsikels visi gairių, darbų grupių ir darbų komentarai, kurie buvo įrašyti ganto diagramoje, nepriklausomai nuo to, buvo visi darbai atlikti ar ne;
  • Baigiamojoje projekto ataskaitoje automatiškai įkelti ganto diagramos paskutiniuosius komentarus apie visas gaires ir darbus. Turi įsikelti visi paskutinieji komentarai. Net jei darbai nebuvo atlikti ar iki galo atlikti (t.y. darbų grupės ar darbo būklė „Vykdomas“ arba „Neatliktas“), komentaras reikalingas.

Trilypis tikslas

Pakeistas projekto informacijos dalyje laukelio „trilypis tikslas“ pavadinimas į „Projekto tikslas“.

Finansavimo šaltinių sąrašo korekcija

  • Finansavimo šaltinių (toliau – FŠ) sąrašas atnaujintas pagal Finansų ministro naujausią įsakymo dėl finansavimo šaltinių klasifikatoriaus patvirtinimo (2011 m. rugpjūčio 8 d. Nr. 1K-265, paskutinis aktualizavimas 2023 m. liepos 7 d. Nr. 1K-262). PPVIS sąrašas taip pat aktualizuotas pagal tai, kokie FŠ šiame kontekste aktualūs. Tuo siekiama palengvinti projektų komandoms FŠ pasirinkimą.
  • Finansavimo šaltinių sąraše, finansavimo šaltinis „Nuosavos lėšos“ pakeistas į „Privačios lėšos“ ir kartu su finansavimo šaltiniu „PSDF lėšos“ visada teikiamas sąrašo gale.
  • Naujai įkeltame FŠ sąraše nebėra stambių FŠ (1.2, 1.3, 1.3.1 ir pan.) nes jie yra smulkinami į kitus FŠ, todėl tikslinga iškart rinktis smulkiausią FŠ. Naudotojai, kurie jau buvo parinkę stambesnį FŠ savo projektui, pvz. “1.1 Valstybės biudžeto lėšos”, sistemoje matys prašymą jį pakeisti (rausvas pranešimas „Finansavimo šaltinių“ bei „Biudžeto“ dalyse). Finansavimo šaltinių dalyje keistini finansavimo šaltiniai bus parausvinti.

Dėmesio! Jei savo projekto finansavimo šaltinių dalyje matote rausvai pažymėtą šaltinį, reiškia jį reikės keisti. Netrinkite jo iškart!

Detali keitimo instrukcija.

Automatiniai PPVIS pranešimai

  • Nuo šiandien jungiantis prie PPVIS bus rašoma patvirtinti, ar esate susipažinę su nuostatais. Jei paspausite „Ne“, nebūsite prijungti prie PPVIS. Paspausti „Taip“ reikės tik vieną kartą. Vėliau jungiantis to jau nebus prašoma.
  • Papildytas (informacija apie VPN ir rekomenduojamas naršykles) automatinis pranešimas su prisijungimo duomenimis.
  • Nuo šiol bus automatiniai pranešimai/priminimai apie artėjančius ataskaitų pateikimo terminus. Kiekvieną mėnesį, pirmą mėnesio darbo dieną PPVIS turėtų siųsti el. paštu projekto vadovui priminimą parengti ir pateikti ataskaitą.
  • Nuo šiol bus automatiniai priminimai apie artėjančią naudos pasiekimo datą. Pagal PPVIS projekto naudų skiltyje esančią informaciją likus 1 kalendoriniam mėnesiui iki Atsiskaitymo už naudą datos, PPVIS administratorius el. paštu gaus pranešimą apie artėjantį atsiskaitymo terminą. Gavęs pranešimą administratorius susisiekia su atsakingo už naudą padalinio vadovu ir sutaria, kas teiks informaciją apie naudos pasiekimą ir užpildys informaciją PPVIS.
  • Nuo šiol bus automatiniai priminimai apie nepatvirtintą etapo pokytį, ataskaitą ar PPP. Jei projekto perkėlimas į kitą etapą, mėnesio eigos ataskaita ar projekto pokyčio prašymas nepatvirtinami per 3 darbo dienas po gavimo, tvirtinantysis asmuo el. paštu gaus automatinį priminimą, kad reikia patvirtinti ataskaitą, perkėlimą į kitą etapą ar projekto pokyčio prašymą. Jei ir toliau nepatvirtinama, automatinis pranešimas bus pakartotas dar vieną kartą po 1 darbo dienos.

Atnaujinta Ganto diagramos eksporto į MS Excel forma. Ji papildyta RRF, VPNĮP rodikliais bei komentarų lauku.

Atsiranda galimybė PPVIS įvesti programas ir/ar projektus, kurių vertė (biudžetas) yra lygūs 0 Eur. Taip pat atsiranda galimybė esamą projekto biudžetą per pokyčio prašymą pakeisti į 0 Eur. Sistema neprašys pridėti finansavimo šaltinių projektui, kurio vertė 0 Eur.

Sudaroma galimybė eksportuoti Biudžeto lentelių duomenis į MS Excel formatą. Tą galima atlikti paspaudus mygtuką „Eksportuoti“ virš biudžeto.

Atnaujinimo data: 2025-01-21